1. Trách nhiệm rõ ràng: Phân rõ ai là người viết phê duyệt; ai là người duyệt; ai là người được CC và tham khảo. Khi viết phê duyệt, người viết sẽ chọn ai là người phê duyệt và cài đặt cho họ những quyền như: Thay đổi dòng phê duyệt, Chỉnh sửa tài liệu, … Đối với người tham khảo (CC), có 2 phân quyền để lựa chọn: Chỉ được phép xem phê duyệt khi dòng phê duyệt đã hoàn thành hoặc Có thể xem khi chưa hoàn thành. Mỗi phê duyệt sau khi được viết sẽ hiển thị đầy đủ Người viết, Tiêu đề, Ngày viết, Ngày hết hạn và Dòng phê duyệt chỉ rõ ra biên bản đang đến người duyệt nào và họ đã duyệt hay chưa, Từ chối hay Chờ. 2. Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian không cần phải đi hỏi trực tiếp từng người vì: Người viết lẫn người duyệt đều nhận được thông báo qua email, pop-up trên góc màn hình máy tính và điện thoại. Ngoài ra thì hệ thống còn thông báo cho những phê duyệt sắp đến lượt bạn phê duyệt ở mục “Chờ duyệt”, điều này giúp bạn chủ động sắp xếp các kế hoạch công việc hơn. 3. Giúp công ty hoạt động hiệu quả vì: Các phê duyệt đã gửi/đã nhận đều được ghi lại ngày giờ rõ ràng minh bạch. Tìm kiếm biên bản nhanh chóng với bộ lọc chi tiết theo: Ngày viết, Người viết, Tên biểu mẫu, Mã số, Bộ phận viết, … Thêm nữa, các phê duyệt hoàn thành sẽ trở thành Tài liệu chính thức nhằm lưu trữ lâu dài cho công ty Hanbiro VN 1800 6346